¿Sabemos cómo redactar un correo electrónico de forma correcta? La comunicación escrita a nivel profesional y entre particulares, llegó para quedarse.

Actualmente hacemos menos llamadas y enviamos muchos más mensajes. El post de hoy, es interesante para saber cómo redactar un correo electrónico o, quizás, hacer lo propio utilizando la mensajería instantánea. Vaya por delante, que aunque sean dos cuestiones parecidas; por aquello de que se trata de comunicación escrita, realmente son muy distintas.

 

Cómo redactar un correo electrónico. Algunas reglas básicas de comunicación.

 

Hoy en día estamos acostumbrados a que la información nos llegue desde todo tipo de canales. Nos bombardean con información y tenemos dónde elegir. Esta sobre exposición a videos, mensajes y memes, junto con la rapidez con la que todo cambia ha hecho que se nos olviden algunas reglas básicas de comunicación. Por ejemplo, cuando me comunico a través de un medio escrito debo evitar las faltas de ortografía. Todavía recuerdo cuando en el colegio o en la universidad, durante un examen, te quitaban puntos si comentías faltas de ortografía. Pero ahora nos da igual. Escribimos un WhatsApp como nos da la gana. Todo por ahorrar tiempo en pos de la inmediatez.

Hace unos días me contaron un chiste que decía más o menos así: «Primero llegaron los mensajes SMS. Después las conversaciones escritas por WhatsApp. Posteriormente los mensajes hablados, también en WhatsApp. Pronto comenzaremos a hablar por teléfono»

A donde quiero llegar con todo lo anterior es que cada vez nos complicamos más la vida y nos olvidamos más de las cosas sencillas. Por ejemplo, cómo debería redactarse un correo electrónico. ¡Qué tontería!, dirás. ¡Todo el mundo sabe como escribir un mail! Pues como lo hagas igual que cuando escribes en WhatsApp, lo llevas claro.

 

¿Qué deberíamos tener en cuenta cuando redactamos un correo electrónico?

 

Facilitar la vida al que lo lee

Un mail tiene que ser claro y sencillo. Es simple, digamos solo lo que tengamos que decir. Si la persona a la que se lo enviamos recibe una media (por lo bajo) de cien correos al día, y el nuestro es una epístola de noventa líneas, te aseguró que no lo leerá. Escribir correos claros y sencillos, donde sólo digamos lo que queremos que nos interpreten.

Poner siempre el «asunto»

Siempre rellenar la casilla «asunto». El «asunto» tiene que reflejar en pocas palabras el objetivo del correo. El «asunto» es la respuesta a la pregunta ¿para qué enviamos este mail a esta persona en concreto?

Muy pocos párrafos

El contenido tiene que ser corto, simple y claro. Dentro de estos parámetros una forma de separar ideas o conceptos es utilizando párrafos, pocos y claros.

Usar aproximadamente el 60% del marco visual

Evitar la sensación de saturación. El hecho de ver la ventana del correo totalmente llena hace que se nos quiten las ganas de leerlo. Dejemos que el correo «respire».

 

Mensajes cortos pero claros.

 

Usar negritas y subrayados

Las negritas y los subrayados nos ayudan a que un mensaje corto quede más claro. Podemos resaltar aquellas palabras o frases que tengan más importancia para el objetivo del mensaje. Si la persona que lo va a recibir no tiene tiempo para leer el mensaje completo, un «asunto» claro junto con un buen uso de negritas y subrayados le darán una buena idea de lo que queremos comunicar.

Indexar en contenido del mensaje

Realizar un pequeño índice ayuda a adelantar las ideas que queremos transmitir. De un vistazo podremos captar su interés.

Utilizar adjuntos

Esta es una costumbre ya muy normalizada, pero todavía hay gente que quiere meter toda la información en el cuerpo del mensaje. Pudiendo usar archivos adjuntos no tiene sentido escribir un correo con ochenta líneas. En el cuerpo del mail escribimos las ideas clave, en el archivo adjunto las desarrollamos. Si nuestro receptor o receptora del correo no tiene tiempo para leerlo conocerá rápidamente las ideas básicas y podrá guardar o llevarse el archivo para revisarlos más tarde.

 

A la hora de comunicar por escrito, ten cuidado con las mayúsculas.

 

Nunca escribir en mayúsculas

Esta regla se debe a que los textos escritos con letras mayúsculas son más difíciles de leer. El resto de interpretaciones es pura rumorología… ¡Está bien!… Hoy en día también se interpreta como si la persona que lo ha escrito estuviese gritando o enfadada, pero la verdadera razón es la primera.

No abusar de los signos de puntuación

Un abuso o carencia de los signos de puntuación transmite un desconocimiento en el uso de los mismos. Las comas, puntos, los dos puntos, el punto y la coma, las comillas, los paréntesis, los signos de interrogación, de exclamación, los puntos suspensivos, el guión o la raya se deben usar en su justa medida. De la misma forma que ayudan a ordenar y esclarecer un mensaje, también pueden dar lugar a malas interpretaciones. El mal uso de una coma puede cambiar el sentido de toda una frase.

Releer varias veces lo escrito

Siempre antes de enviar un correo hay que leerlo varias veces. Así podremos confirmar que estamos transmitiendo lo que queremos comunicar, podremos revisar las posibles faltas de ortografía y escritura. ¡Mucho cuidado con los auto correctores! Con los medios que tenemos a nuestro alcance las faltas de ortografía son imperdonables. También podremos comprobar si hemos usado bien los signos de puntuación, o si los archivos adjuntos han subido correctamente. Al redactar un correo, a diferencia de una conversación oral, tenemos una segunda oportunidad. Hagamos uso de ella.

 

Fírmalo. Que quede bien claro quién lo envía.

 

Firmar el mail

Un mail siempre hay que firmarlo. ¡Pero si nuestro nombre ya aparece en la cabecera! vale, pero esto no tiene nada que ver con firmar el correo. Cuando firmamos un mail asumimos su autoría y la responsabilidad sobre el mismo. Es la manera adecuada de finalizar el mail.

Por cierto, mucho de lo anterior también es válido para cualquier tipo de mensaje enviado desde cualquier plataforma de mensajería.

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